Hur bygger vi en AI-roadmap utan att göra den till ett IT-projekt?

01 / 05 · Planen

Varför har er plan blivit en lista över skäl att vänta?

IT-chefen har gjort en genomarbetad plan för tillgång till data och kopplingar mellan system. Men punkterna är beroende av varandra. Då kan hjälp med planering eller första utkast dröja månader, trots att ni kanske redan har material att börja med.

Ledningsgruppen ansvarar för hur bolaget ska förändras. När IT får uppdraget att planera förändringen börjar avdelningen med systemen som den ansvarar för. Arbetsuppgifter som ni kan börja med direkt riskerar då att saknas i planen.

IT planerar tekniken. Ledningsgruppen behöver fatta besluten om vad kunderna köper av er och hur ni ska konkurrera.

Börja därför med vad AI förändrar i er affär. När ledningsgruppen har svarat på den frågan kan ni välja vilka verktyg som behövs.

02 / 05 · Första steget

Vad ska ledningsgruppen göra först?

En genomgång kan ge grunderna. För att bedöma hur AI förändrar en arbetsuppgift behöver varje chef sedan pröva AI i sitt eget arbete.

Ge varje chef en uppgift från den kommande veckan. Resultatet ska vara tillräckligt viktigt för att chefen ska granska det och använda det i arbetet.

Arbetet med AI i ledningsgruppen börjar här, för cheferna behöver kunna föreställa sig vad bolaget kan göra. Ett arbetsmöte om AI-strategi kan ge er den erfarenheten tillsammans med fungerande verktyg och en första plan.

03 / 05 · Prioriteringen

Hur ska ni prioritera förändringarna i affären?

För ett första urval behöver ledningsgruppen skilja mellan snabbare arbete och en förändring av det ni säljer. Den skillnaden räcker. Ange den önskade förändringen i affären innan ni namnger ett verktyg.

Pröva varje förslag mot tre frågor:

Ledningsgruppen behöver alltså välja vilka förslag som får plats i planen. Essän Know What You'd Kill (på engelska) förklarar varför ett beslut om riktningen också kräver att ni väljer bort arbete.

04 / 05 · Arbetssättet

Hur blir ett strategiskt val ett nytt sätt att arbeta?

Satsningen kan fortfarande vara för vag. För att kunna börja bygga behöver ledningsgruppen visa var arbetet börjar och vem som fattar de avgörande besluten.

Börja med dagens arbete. Medarbetarna vet var det går långsamt eller var viktig information försvinner under arbetets gång. Rita sedan upp arbetsflödet så att ni ser vad AI ska förbereda och när en människa behöver besluta.

Gå igenom de här fyra punkterna på ett arbetsmöte:

Ledningsgruppen ansvarar för hur bolaget arbetar. IT ansvarar för tillgång till systemen och kopplingarna mellan dem, medan HR-chefen ansvarar för ändrade roller och dagliga arbetsuppgifter.

När medarbetarna använder verktyget kan ni förbättra både verktyget och arbetssättet utifrån resultaten. Så går GRAIL:s program i tre steg från en prioriterad plan till en förändring som prövats i arbetet.

Då kan IT-chefen se vilka system som behövs nu och vilka kopplingar som kan vänta.

05 / 05 · Systemen

När ska tekniska beroenden in i planen?

Utvalt material kan räcka. Om cheferna väljer ut och granskar materialet kan medarbetarna pröva arbetssättet innan ni begär bred tillgång till skarpa system.

När arbetsflödet kräver aktuella uppgifter kan IT planera läsbehörighet till den källa som behövs. Kräver arbetet senare att uppgifter ändras behöver ni bestämma regler för godkännande innan skrivbehörighet läggs till.

Ledningsgruppens beslut styr tillgången. Utöka tillgången till systemen först när källornas kvalitet och erfarenheten från medarbetarnas användning ger er stöd för att gå vidare.

Nu har IT ett tydligt uppdrag. Arbetet med behörigheter och kopplingar mellan system ska stödja det behov som ledningsgruppen har valt att finansiera.

Planen ska följa era beslut. Ändra prioriteringen när användningen ger nya fakta eller försvagar skälen för en tidigare satsning. Uppdatera planen så snart underlaget ändras, även om nästa planeringsomgång ligger längre fram, så att den alltid bygger på det ni faktiskt har sett i arbetet.