Vilka varningssignaler ska vi leta efter i en offert från en AI-konsult?

01 / 05 · Löftet

Alla offerter lovar ett bättre resultat

Ett serviceföretag börjar varje morgon med arbetsorder som saknar tekniker. Arbetsledaren ser också vilka tekniker som är sena, medan reservdelar som saknas kan tvinga fram ändringar. Företaget jämför nu offerter för en AI-pilot som ska förbättra planeringen. Varje konsult lovar ett bättre resultat, men det måste gå att nå när dagens jobb drar igång.

AI kan mycket väl göra det konsulten lovar. Systemet kan lägga om schemat när jobb drar över tiden eller föreslå rätt tekniker för ett uppdrag. En driftorganisation som arbetar med AI kan också få förslag som kräver en människas godkännande markerade för granskning.

Demonstrationen kan fungera precis som konsulten visar. Då har verktyget klarat en uppgift under ett test, vilket är värt att veta.

Serviceföretaget köper ett bättre driftresultat. För att bedöma löftet behöver företaget också få veta vem som ändrar planeringsreglerna och hur personalen ska arbeta med förslagen från AI. Nästa fråga gäller arbetet runt verktyget.

02 / 05 · Arbetsdagen

Vad måste personalen göra annorlunda varje dag?

Be konsulten fylla i sju rutor som tillsammans visar vägen till det utlovade resultatet. Först kommer resultatet, sedan ledningens beslut och därefter det nya arbetssättet. Fjärde rutan anger hur resultatet ska styrkas, medan den femte anger vad som måste finnas på plats. De sista två anger vem som sköter driften och vem som äger arbetet efter uppdraget.

Serviceföretaget prövar sedan kedjan mot planeringen av teknikernas jobb.

Här fastnar många piloter. Trots att verktyget fungerar kan personalen fortfarande belönas för det gamla arbetssättet eller sakna en chef som ansvarar för det nya. Cheferna kan också hålla kvar beslutsrätten så att planerarna måste arbeta som tidigare. Då kan tekniktestet se lyckat ut medan verksamheten står still.

Demonstrationen har fortfarande ett värde. Den visar att AI klarar en uppgift, men serviceföretaget bör avvisa offerten om ingen tar ansvar för att ändra det dagliga arbetet. När förändringen är klar kan besparingen prövas.

03 / 05 · Underlaget

Vad gör den utlovade besparingen trovärdig?

Anta att konsulten lovar att piloten ska minska arbetet med att planera teknikernas uppdrag. Löftet kan stämma. Serviceföretaget behöver då få veta vilka uppgifter från arbetsorderna som ska visa vad piloten har ändrat och vem som granskar resultatet.

Ett användbart schema kräver kunskap om serviceföretaget. AI behöver uppgifter om teknikernas kunskaper och restider samt de regler för arbetstiden som styr vilka jobb de kan ta. Även reservdelar kan påverka schemat. Detsamma gäller bokningar som måste ligga fast.

Utan underlaget gissar AI. Förslaget kan ändå se genomarbetat ut och låta övertygande trots att AI saknar kunskap om hur just ert företag fungerar. Därför måste kunskapen om företaget finnas nedskriven och tillgänglig.

Ledningsgruppen behöver egen erfarenhet av AI för att kunna pröva konsultens påståenden. Annars riskerar piloten att bli en aktivitet som genomförs utan att någon kan bedöma nyttan. Chefer som själva har arbetat med verktygen kan bättre avgöra vilket underlag och arbete som krävs.

Vem rättar brister i underlaget? Be konsulten ange vad som händer om uppgifterna om teknikernas kunskaper håller för låg kvalitet och vilka besparingar som håller om rättningen dröjer.

Pröva kundexemplen på samma sätt. När konsulten visar fungerande demonstrationer från tidigare uppdrag vet serviceföretaget att tekniken gick att köra där, men ännu inget om vinsten förändrades.

Varje besparing behöver ett underlag. I en trovärdig offert för serviceföretaget har varje uppgift som måste tas fram och varje beslut som krävs också en ansvarig. Håller kalkylen återstår frågan om vad företaget faktiskt äger efteråt.

04 / 05 · Efter uppdraget

Kan ni driva och ändra arbetet själva efteråt?

Även en pilot som fungerar i vardagen kan göra serviceföretaget beroende av konsulten. Schemat kan hålla och personalen kan använda systemet varje dag under hela piloten. Ändå kan det sluta fungera när konsultavtalet löper ut.

Vem äger de immateriella rättigheterna? Offerten måste ange vem som äger det som byggs och vilka licenser serviceföretaget behöver för att fortsätta planeringen när uppdraget är slut. Pröva varje plattform som arbetet är beroende av på samma sätt.

Kan er personal fortsätta använda och ändra det som byggts utan hjälp från konsulten? Kräver det ett nytt avtal har ni fortfarande ett beroende som offerten måste reda ut.

Ett avslutat steg ska lämna serviceföretaget med något som fungerar på egen hand. Då kan ni välja nästa steg utifrån resultatet, snarare än betala för att behålla tillgången till arbetet. GRAIL anger samma princip i sina villkor: varje steg står för sig och kunden äger alla immateriella rättigheter.

Kontrollera också hur konsulten använder AI i sitt eget arbete med kunduppdrag. Be att få se ett fungerande system, för en presentationsbild om arbetsmetoden räcker inte. Skillnaden är en av varningssignalerna att granska före avtal.

Serviceföretaget vet nu vad det behöver äga för att fortsätta planeringen utan konsulten. Nästa beslut gäller hela offerten: går den att godkänna eller behöver den skrivas om?

05 / 05 · Beslutet

Välj bort offerter där kedjan bryts

Nu går offerten att bedöma. Serviceföretaget vet vad som krävs för att planeringen ska fungera, även om konsulten med den bästa demonstrationen fortfarande bara har styrkt verktygets del.

Uppdraget behöver ett tydligt slut. Den offert ni väljer ska avgränsa arbetet innan piloten börjar så att ni med fast omfattning och tydliga leveranser kan se vad ni faktiskt köper.

Gå igenom de här sex punkterna innan du skriver under:

För serviceföretaget börjar kedjan med en regel som låter planeraren ändra schemat på ett nytt sätt. Ändringarna syns i arbetsorderna, där företaget kan följa om den utlovade besparingen blir verklig. Företaget behåller sedan det som fungerar och kan fortsätta använda det efter uppdraget.

Saknas en länk i kedjan ber ni om en ny offert. Lämnar konsulten fortfarande någon del obesvarad väljer ni bort offerten, hur övertygande demonstrationen än är.